Como ler um relatório de processos judiciais: polo ativo, polo passivo, distribuição e trânsito em julgado

Atualizado em setembro de 2026.

Resposta rápida: um relatório de processos judiciais lista as ações em que a pessoa ou empresa consultada aparece, com número CNJ, tribunal, classe, assunto, data de distribuição, polo (ativo ou passivo) e situação (em andamento, sentenciado, arquivado ou transitado em julgado). Ler bem o relatório é responder a três perguntas para cada registro: em que posição a pessoa está, de que tipo de ação se trata e em que fase o caso se encontra. O relatório informa; o critério e a decisão são da empresa. Este guia explica cada campo, no padrão do relatório da Consulta processual da CapScore.

Anatomia de um registro de processo

Cada processo aparece no relatório como um bloco com os mesmos campos. Saber o que cada um significa evita as duas leituras erradas mais comuns: tratar todo processo como problema e não enxergar o que de fato pesa.

• Número CNJ: identificador único do processo em todo o Judiciário.
• Tribunal e órgão julgador: onde o processo tramita (por exemplo, TJSP, 2ª Vara Cível de Cotia; TRT da 2ª Região; Justiça Federal).
• Classe: o tipo de procedimento (Ação Penal, Reclamação Trabalhista, Execução Fiscal, Procedimento Comum Cível, Juizado Especial Cível).
• Assunto: a matéria discutida (furto, horas extras, cobrança, indenização por dano moral, acidente de trânsito).
• Data de distribuição: quando o processo foi registrado e encaminhado a um juízo; na prática, quando ele começou.
• Partes e polo: quem está no polo ativo e quem está no polo passivo, e em qual deles a pessoa consultada aparece.
• Situação e última movimentação: em andamento, suspenso, sentenciado, em recurso, arquivado ou transitado em julgado, com a data do último andamento.

Número CNJ: o que os 20 dígitos dizem

Desde a Resolução CNJ 65/2008, todo processo judicial tem um número no formato NNNNNNN-DD.AAAA.J.TR.OOOO:

• NNNNNNN: número sequencial do processo na unidade de origem.
• DD: dígitos verificadores.
• AAAA: ano de autuação.
• J: ramo da Justiça. 1 é STF; 2, CNJ; 3, STJ; 4, Justiça Federal; 5, Justiça do Trabalho; 6, Justiça Eleitoral; 7, Justiça Militar da União; 8, Justiça Estadual; 9, Justiça Militar Estadual.
• TR: tribunal ou região (por exemplo, 26 para o TJSP na Justiça Estadual, 02 para o TRT da 2ª Região).
• OOOO: unidade de origem (a vara ou o juízo).

O número diz onde e quando o processo nasceu, mas não diz a matéria. Um processo 8 (Justiça Estadual) pode ser cível ou criminal; quem informa isso é a classe.

Polo ativo e polo passivo: em que posição a pessoa está

Polo ativo é quem propõe a ação: o autor, no cível; o reclamante, no trabalhista; o Ministério Público (ou o querelante), no criminal. Polo passivo é quem responde: o réu ou a reclamada.

Essa é a primeira pergunta a fazer em cada registro, porque muda tudo:

• Uma pessoa no polo passivo de uma ação penal responde a uma acusação. É o registro que mais pesa em um background check para contratação, sempre lido junto da fase (veja a seção seguinte) e da natureza da função.
• Uma pessoa no polo ativo de uma reclamação trabalhista processou um ex-empregador. Isso é exercício de um direito, e a Justiça do Trabalho considera discriminatória a recusa de contratação por esse motivo. O dado é público e aparece no relatório, mas não deve ser usado como filtro.
• Uma pessoa no polo passivo de uma ação de cobrança deve, ou devia, uma quantia. Diz algo sobre finanças, não sobre conduta, e só é relevante em funções que envolvem valores, e ainda assim com cautela.
• Uma pessoa no polo ativo de uma ação de indenização foi vítima ou se considera vítima de um dano. Não pesa contra ela.

Em consultas de empresas (CNPJ), o raciocínio é o mesmo: uma empresa no polo passivo de dezenas de reclamações trabalhistas conta uma história diferente de uma empresa que aparece como autora em ações de cobrança contra clientes.

Distribuição, andamento, sentença e trânsito em julgado: em que fase o caso está

A segunda pergunta é a fase. Um processo nasce com a distribuição, tramita (em andamento), recebe sentença, pode subir em recurso e termina com o trânsito em julgado, quando a decisão se torna definitiva. Depois disso, ele é arquivado ou entra em execução. Um processo também pode ser arquivado sem julgamento do mérito (por desistência, acordo ou prescrição), e "arquivado" nem sempre significa que a pessoa foi absolvida ou condenada.

No criminal, a fase é decisiva. A Constituição (art. 5º, LVII) garante que ninguém será considerado culpado até o trânsito em julgado de sentença penal condenatória. Um processo criminal em andamento, portanto, é uma acusação, não uma condenação, e a política de contratação da empresa precisa dizer como tratar cada situação: acusação em andamento, condenação transitada em julgado, processo arquivado.

O relatório da CapScore mostra a situação e a última movimentação de cada processo, e o dossiê arquiva o documento oficial para conferência.

Tipos de processo mais comuns e como interpretá-los

• Ação Penal (criminal): a pessoa é acusada de um crime. Olhe o assunto (a natureza do crime), a fase e a relação com a função.
• Reclamação Trabalhista: disputa entre empregado e empregador. Quase sempre a pessoa física está no polo ativo.
• Procedimento Comum Cível e Juizado Especial Cível: cobranças, indenizações, disputas contratuais, questões de consumo. Frequentes e, na maioria das vezes, rotina.
• Execução (de título extrajudicial, fiscal): cobrança de dívida já reconhecida; a execução fiscal é cobrança de tributo pelo poder público.
• Cumprimento de sentença: fase final de um processo já julgado, para fazer valer a decisão.
• Inquérito policial: investigação preliminar; não é processo judicial e, em regra, não aparece nas bases dos tribunais.

Além dos processos, a Consulta processual traz a distribuição de processos, um perfil de litigiosidade que resume o volume por tipo, papel e período, e as inscrições em conselhos profissionais (OAB, CRM, CREA), úteis para confirmar registro em funções regulamentadas.

Por que um processo pode não aparecer, e por que pode aparecer um que não é da pessoa

Nenhum relatório é o Judiciário inteiro. Há três razões para um processo não aparecer: ele corre em segredo de justiça (comum em direito de família e em alguns criminais); o tribunal não disponibiliza a consulta pública de forma integrada; ou a fonte estava indisponível no momento da consulta. É por isso que uma plataforma séria informa quais fontes responderam, e por isso as certidões oficiais complementam a busca processual. A relação exata de fontes retornadas pode variar conforme a disponibilidade dos órgãos públicos no momento da consulta.

O caminho inverso também existe: algumas fontes registram partes só pelo nome, e um homônimo pode aparecer. A consulta por CPF reduz esse risco, mas a regra é conferir o documento oficial arquivado no dossiê antes de considerar o registro. Explicamos os dois casos em O que a certidão que o candidato traz não mostra.

O que pesa, o que é rotina e o que vale conferir

Com posição, tipo e fase identificados, a leitura organiza os registros em três grupos. Pesa o que se relaciona à função e está em fase relevante: uma ação penal em andamento ou com condenação transitada em julgado, um mandado de prisão em aberto, uma inscrição de improbidade na certidão do CNJ. É rotina o que não diz respeito à função ou já se encerrou sem consequência: uma cobrança antiga arquivada, uma ação de consumo em que a pessoa é autora. Vale conferir o que está ambíguo: um registro por nome sem CPF, uma classe pouco comum, uma movimentação antiga sem situação clara.

Na CapScore, a leitura do relatório por IA faz exatamente essa triagem, em português, como apoio opcional à análise humana. A triagem não é uma nota nem uma recomendação: a plataforma não aprova, não reprova e não pontua pessoas. A empresa define, antes de consultar, o que é relevante para cada função (com base no que o TST permite pedir e na sua política interna) e decide com o relatório em mãos.

Checklist de leitura em seis passos

1. Identifique a posição da pessoa em cada processo: polo ativo ou polo passivo.
2. Identifique o tipo: classe e assunto.
3. Identifique a fase: em andamento, sentenciado, em recurso, arquivado ou transitado em julgado.
4. Relacione cada registro à função e à política da empresa.
5. Confira no documento oficial os registros que pesam ou estão ambíguos, e descarte homônimos.
6. Registre a decisão e a finalidade, e guarde o relatório com senha pelo prazo definido.

Quem segue esses seis passos lê o mesmo relatório que o jurídico leria, e documenta a diligência de forma defensável. Para entender o que entra no relatório antes de lê-lo, veja Qual plataforma de background check usar no Brasil em 2026?.

Fontes citadas

• Conselho Nacional de Justiça. Resolução nº 65, de 16 de dezembro de 2008 (numeração única de processos).
• Brasil. Constituição Federal, art. 5º, LVII (presunção de inocência).
• Tribunal Superior do Trabalho. Incidente de Recurso Repetitivo IRR-243000-58.2013.5.13.0023, julgado em 2017.